スプレッドシートとデータベース

スプレッドシートとデータベースはどちらも、データを調べる方法を提供します。ただし、そのデータを収集および共有する際にそれぞれが使用するアプローチはまったく異なります。

スプレッドシートは、行と列の形式で準構造化データを提供します。ただし、スプレッドシートは相互に関連しておらず、スプレッドシートに含まれる情報に関するルールは必要ありません。また、スプレッドシートには高度な要約およびレポートツールがありません。

データベースは構造化された方法で情報を収集し、デフォルトで、出入りするものに関するルールと関係を適用します。どちらがニーズに最も適しているかを判断するために、両方を確認しました。

全体的な調査結果

スプレッドシート

• 列と行から作成されたセルが含まれています。

• 数学的計算を実行します。

• データの並べ替えとフィルタリング。

データベース

• 複雑なデータのコレクションを整理します。

• データベース管理システム（DBMS）によって制御されます。

• 大量のデータにアクセスして管理します。

データベースは、コンテンツの高速読み取りと書き込みを自動的にサポートします。 If This Then Thatのようなトリガーツールの自作システムを使用しない限り、スプレッドシートには情報を手動で入力する必要があります。

MicrosoftExcelとGoogleSheetsは、一般的に使用されるスプレッドシートプログラムです。どちらもコンピューター、タブレット、スマートフォンで無料で利用できます。

デスクトップ上のMicrosoftAccess（およびLibreOffice Baseなどのクローン）を除けば、最も堅牢なデータベースツールはサーバー上にあります。大企業は、MicrosoftSQLServerやOracleサーバースイートなどのオプションを使用しています。オープンソースおよびLinuxコミュニティの人々は、MariaDBなどのツールを使用しています。

データベースを使用するときは、通常、データベースをサポートツールと組み合わせます。データベースは情報にアクセスするために構造化照会言語を必要とするため、ビジュアルレポートデザイナー（Crystal Reportsなど）やダッシュボードツール（Tableauなど）などのツールは、SQL生成と複雑なレポート開発の両方を管理します。

設計：分析と関係

スプレッドシート

• 簡単なデータ分析用に最適化されています。

• 限られたフィルタリング能力。

• さまざまなソースからのデータを比較する機能が制限されています。

データベース

• テーブルをリンクできます。

• 強力なリレーショナル分析。

• 限られた計算能力。

データベースとスプレッドシートのどちらが特定の目的に最も適しているかは、いくつかのユースケースの特徴に基づいています。

ルックアップ式と名前付き領域はスプレッドシートの一部を結び付けますが、スプレッドシートは自己完結型のデータセットです。さまざまなワークシートやスプレッドシートファイルをフィルタリングしてグループ化する機能は限られています。スプレッドシートは、財務および単純なデータ分析用に最適化されています。単純な数値計算の場合、このアプローチはデータベースよりも優れています。また、データベースはセットアップと構成にさらに技術的なスキルを必要とします。

ただし、スプレッドシート内のさまざまなデータの情報を比較するのは簡単ではありません。データベースは関係を強化し、1つ以上のテーブル内の属性またはサブセットに基づくクエリをサポートします。データベースはさまざまな方法でテーブルをリンクし、それらのサブセットとスーパーセットの要約統計量を実行します。

レポート：外観が重要

スプレッドシート

• カスタマイズ可能な外観。

• グラフを簡単に作成できます。

• 豊富なフォーマット機能。

データベース

• 正式な外観。

• レポートを合理化します。

• 表形式のレポート形式。

スプレッドシートは情報のグリッドを提示します。コンテンツ、フォーマット、外観、および構造は、スプレッドシートの所有者によって決定されます。データベースには形式化された構造が必要であり、情報をその情報の外観から分離します。

スプレッドシートは、情報であり、その情報のプレゼンテーション層でもあります。このアプローチでは、ファイルを開くすべての人に対して計算が透過的であるため、単純なレポートが合理化されます。さらに、ルールライン、シェーディング、グラフ、色などのオプションにより、最終的な出力が意図したとおりに表示されます。

データベースは表形式で情報を出力します。出力のフォーマットは、スプレッドシートまたはダッシュボードツールなどの別のプログラムで行う必要があります。

データの場所：情報アクセスと監査

スプレッドシート

• 自己完結型のドキュメント。

• 限られたセキュリティオプション。

• 一度に1人のユーザー。

データベース

• 専用のデータベースサーバー。

• 権限によってセキュリティが向上します。

• 複数の同時ユーザー。

スプレッドシートは、個々のコンピューターまたはファイルサーバーに存在する自己完結型のドキュメントです。ほとんどの場合、データベースには専用のデータベースサーバーが必要です。つまり、データベースを作成するのは手間がかかりますが、ファイルを間違えたり、誤って削除したりすることはできません。

スプレッドシートをパスワードで保護することはできますが、通常、誰がスプレッドシートを表示または編集するかを監査することはできません。ただし、データベースでは、許可がない限り、データを表示または変更することはできません。データベースは、将来の発見のために実行した表示と編集をログに記録します。

一般に、スプレッドシートは、一度に1人のユーザーが開いて編集するように設計されています。データベースは、多数のログインユーザーを同時にサポートします。

評決：データ量の決定

スプレッドシートアプリケーションとデータベースのどちらを使用するかは、使用する予定のデータの量によって異なります。スプレッドシートは、基本情報の管理可能なリストに適しています。ただし、大量の生データを不定の期間保存することを計画している場合、データベースは時間とリソースを投資する価値があります。